De lo presencial a lo virtual. Cambio radical en la industria de los eventos.
Estamos atravesando el proceso de cambio de paradigma multinivel de escala mundial como jamás habíamos visto hasta el momento.
La industria ferial y de eventos son de las más afectadas del mundo junto al turismo y todos los bienes y servicios relacionados. Pero también es el momento ideal para repensar los procesos y adaptarlos al contexto actual.
Al igual que los eventos presenciales, el proceso de planificación es similar y a continuación te brindamos algunos consejos.
¿Querés crear un evento virtual y no sabés por dónde empezar?
Plantear un objetivo: Exactamente igual que para un evento presencial, hay que planificar el evento. ¿Qué tipo de evento y cuándo lo haremos? ¿Qué alcance queremos darle?
Hay muchos tipos de eventos. Desde la virtualidad podemos realizar ferias, exposiciones y congresos, también webinars, encuentros, lanzamientos de producto y por supuesto fiestas y celebraciones sociales. Y además la posibilidad de hacerlo de manera sincrónica (online vía streaming) y anacrónica (previamente grabado y editado). Más adelante indagaremos algunas plataformas.
Participantes: ¿A quién está dirigido? ¿Cómo haremos llegar las invitaciones? ¿Tenemos sus contactos? ¿Cuántos serán los asistentes?
Es muy importante saber cuál será mi audiencia, cómo haremos llegar las invitaciones y los canales de difusión de la convocatoria, que va desde e-mail marketing, invitaciones por teléfono y el uso de las redes sociales. También el armado de sitios y contratación de pauta para la difusión del evento.
Plataforma: En poco tiempo aprendimos y seguimos aprendiendo a utilizar plataformas para eventos que antes eran desconocidas para muchos de nosotros.
Desde las famosas plataformas de meeting como Zoom, Meet, Webex, además de la transmisión en vivo con recursos de streaming de Youtube, Instagram y Facebook por mencionar algunos, para la industria de los eventos hay algunas plataformas desarrolladas a medidas. Consultanos y te contamos más.
Otros Recursos: ¿Querés darle un toque diferente al evento? Es el momento de brillar con herramientas simples pero distintivas para destacarse.
Hay opciones de lo más diversas, como la de hacer un check-in emocional, herramientas de participación y sondeo para conectar con la audiencia, introducciones lúdicas para romper el hielo, o infografías en vivo del evento, etc. Consultanos y te contamos más.
Contenido: Hay tantas posibilidades de contenido como alternativas de eventos, pero te podemos guiar con algunas pistas que te van a ayudar.
Te damos algunas ideas de contenido que pueden ser parte del evento online:
charla motivacional: brindada por algún especialista contratado para la actividad.
pausas activas: generar un espacio de relax, meditación y ejercicios.
networking: una sesión virtual de cocktail online para generar interacción.
stand up y humor: artistas realizan distintos monólogos e interacciones.
experiencias sensoriales: degustaciones virtuales a las que se pueden hacer llegar kits a los participantes. Ej: chocolates, cocktails, vinos, picadas. Como veremos a continuación, algunos tips:
Se puede sorprender a los participantes con:
El envío de artículos promocionales y merchandising
Kits y obsequios personalizados
Mandar bebidas, vinos, cocktails, chocolates, etc. a los invitados
Y por fin la producción del evento (virtual). Si está todo bien planificado... nada debería fallar...
Consultanos y te podemos asesorar en tu evento virtual.
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Esperamos poder colaborar pronto con tu próxima campaña promocional.
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